miércoles, 3 de diciembre de 2008

GRUPOS Y ORGANIZACIONES

Se podría definir un grupo dentro de una organización al conjunto de individuos de cualquier índole que trabajan en ella, que tienen una comunicación directa y pueden tener una influencia mutua.

Los grupos como característica básica es que comparten las tareas o condiciones comunes.

Uno de los ejemplos mas frecuentes de un grupo se puede presentar cuando muestros docentes nos hacen formar grupos de trabajo para desempeñar una tarea en lo cual siempre escogemos las personas que vamos a trabajar ya sea por nuestro beneficio y por que sabemos como trabajan o colaboran los del grupo o el equipo y siempre en el equipo se dividirán las tareas que se le asigne para realizar su trabajo.

Siempre los grupos se pueden clasificar por dos partes ya sea los individuos que lo conformen y el objetivo que une el grupo. Por ejemplo Los alumnos son la primera parte y la segunda puede ser cuando los docentes ponen una autoridad de formar equipos de trabajo a si logrando un equipo de trabajo formado por alumnos con diferentes propósitos.

El grupo en función a la Organización.

“El grupo es una unidad social que consiste en un numero de individuos que desempeñan un papel y tienen relaciones de estatus entre sí, y que poseen un conjunto de valores o normas propias que regulan su conducta, al menos en cuestiones que son de consecuencia para el grupo”.

El grupo en función de la Interacción.

“Entendemos como grupo cierto número de personas que se comunican entre sí, a menudo durante cierto periodo de tiempo, y cuyo número es suficientemente reducido para que cada persona se pueda comunicar con todas las demás, no por mediación de terceros, sino cara a cara”.

Una organización se rige por requisitos técnicos que surgen de sus metas declaradas. El logro de estas metas exige que se lleven a cabo ciertas tareas y que se asignen empleados que las realicen. Por consiguiente, la mayoría de los empleados integran algún grupo con base en sus posiciones dentro de la organización, los grupos formales.
Además siempre que los individuos se asocian de manera mas o menos continua, se tienden a formar grupos cuyas actividades o intereses pueden diferir de las que requiera la organización; estos son los grupos informales. Tanto los grupos formales como los informales presentan las mismas características generales.

Grupos Formales.

Son grupos que se crean por decisión gerencial para alcanzar las metas declaradas de la organización. Las demandas y procesos de la organización conducen a la formación de dos tipos de grupos formales.

Grupo de Mando. Esta compuesto por los subordinados que están directamente bajo las ordenes de un supervisor asignado.

Grupo de Trabajo. Es el que se compone de empleados que trabajan juntos para completar cierta tarea o proyecto en particular asignada por un supervisor inmediato.

Grupos Informales.

Agrupaciones naturales de personas que ocurren en la situación laboral y surgen como respuesta a necesidades sociales propias. Son grupos que no surgen a raíz de un diseño calculado sino que evolucionan naturalmente.

Grupos por Interés. Formados por individuos que tal vez no pertenezcan al mismo grupo de mando o trabajo, que pueden afiliarse para lograr algún objetivo mutuo. Dichos objetivos no se asocian con los de la organización, pero son específicos para cada grupo.

Grupos por Amistad. Grupos se forman porque los integrantes tienen algo en común, como la edad, las creencias políticas, o por su ascendencia étnica, los grupos por amistad extienden frecuentemente su interacción y su comunicación a actividades fuera del trabajo.

RAZONES POR LAS CUALES SE FORMAN LOS GRUPOS
La Aceptación Mutua. En la primera etapa de la formación del grupo sus miembros se mostrarán desmotivados a comunicarse entre sí; Es típico que no estén dispuestos expresar sus opiniones, actitudes o creencias hasta que alcancen un mínimo nivel de confianza mutua.

La Motivación y Productividad. Cuando se alcanza un nivel ideal de comunicación entre los miembros de un grupo estos comienzan a invertir mas tiempo en la consecución de las metas pertinentes al grupo y así comienzan a trabajar como unidad de cooperación en vez de competición.

El Control y la Organización. A estas alturas los miembros valoran el hecho de pertenecer al grupo y comienzan a reglamentarse por las reglas del grupo, toman prioridad las metas del grupo por encima de las individuales. Se obedecen las normas o se aplican sanciones cuya máxima expresión es el ostracismo por no cumplir con las metas o normas del grupo, otras normas de control incluyen el aislamiento temporal o el trato agresivo por parte de los demás integrantes.

La Estructura. El paso del tiempo desarrolla algún tipo de estructura en el grupo. La experiencia, La agresividad, el poder y el estatus son los factores que la definen. En los grupos formales el estatus suele determinar la posición en la estructura y en los informales, se basa en cualquier cosa que parezca relevante al grupo.

La Jerarquía de Estatus. El estatus y la posición son tan similares que pueden ser términos intercambiables, los criterios a considerar serian la experiencia o antigüedad del integrante del grupo sin comprometer su posición dentro de la estructura del mismo.

El Papel. Cada persona tendrá un papel asociado dentro de la estructura del grupo. El papel es un conjunto organizado de comportamientos que se esperan de un individuo que ocupe una posición especifica.
- Papel Percibido. Es el patrón de comportamientos que la persona en un puesto piensa que debe desempeñar y que en algunos casos coincide con el papel esperado.
- Papel Desempeñado. Suele ser el comportamiento que de hecho cumple o tiene la persona dentro del grupo. En los grupos relativamente bien fomentados suele coincidir el comportamiento del papel esperado con el percibido.

Las Normas. Son los estándares que generalmente comparten los miembros del grupo y que reúnen ciertas características que son importantes para estos, se forman solo con relación a asuntos que signifiquen algo para el grupo, se pueden poner por escrito, ó comunicarse verbalmente.

El Liderazgo. El papel del liderazgo en los grupos es una parte crucial porque el líder del grupo ejerce cierta influencia sobre sus integrantes y esta en una posición excelente para juzgar lo preparado que este el grupo para asumir sus tareas.

La Cohesión. Los grupos formales e informales parecen tener una cercanía o comunidad de actitud, comportamiento y desempeño. La cohesión es la fuerza de los deseos de los integrantes para permanecer en el grupo y su nivel de compromiso con él mismo.
ETAPAS DEL DESARROLLO DE LOS GRUPOS

1. Formación. Fase de iniciación del equipo del proyecto.
El equipo del proyecto está inicialmente preocupado con su orientación, la cual se logra a través de evaluaciones. Esas evaluaciones sirven para identificar los límites de los comportamientos interpersonales y de la tarea. Coincidente con la prueba en el ámbito interpersonal es el establecimiento de las relaciones de dependencia con los líderes, con los otros miembros del grupo, o con los estándares preexistentes.

Los miembros del equipo se comportan de forma independiente. Pueden ser motivados pero generalmente están relativamente mal informados sobre los temas y los objetivos del equipo. Algunos miembros del equipo pueden exhibir muestras de incertidumbre y de ansiedad.
El gerente de proyecto debe mantener al equipo junto, asegurándose de confíen el uno en el otro y en que tengan la capacidad de desarrollar una relación de trabajo. Dirigir o “informar” estilo. Compartir el concepto de la “Formación, Enfrentamientos, Normalización, Desempeño" con el equipo puede ser provechoso.

2. Enfrentamientos.
Lasdiferentes ideas compiten, a menudo ferozmente, para que se les tome en cuenta.
El equipo de proyecto gana confianza, pero hay conflictos y polarización alrededor de temas interpersonales
Los miembros del equipo están mostrando sus propias personalidades mientras que enfrentan ideas y perspectivas de cada uno de los otros miembros. La frustración o los desacuerdos sobre metas, expectativas, papeles y responsabilidades se expresan abiertamente.
El gerente de proyecto conduce al equipo de proyecto a través de ésta fase turbulenta de transición. Estilo de Entrenador. La tolerancia de cada miembro del equipo y en sus diferentes necesidades debe ser acentuada.

3. Normalización.
Se están estableciendo las reglas, valores, comportamiento, métodos y herramientas.
La eficacia del equipo de proyecto aumenta y el equipo comienza a desarrollar una identidad.
Los miembros del equipo ajustan su comportamiento el uno al del otro mientras que desarrollan acuerdos de hacer el trabajo en equipo de forma más natural y fluida. Esfuerzo consciente de resolver los problemas y de lograr armonía en el grupo. Los niveles de motivación están aumentando.
El gerente de proyecto permite que el equipo se haga mucho más autónomo. Estilo Participativo.
4. Desempeño.
La estructura interpersonal se convierte en la herramienta de las actividades de la tarea. Los papeles llegan a ser flexibles y funcionales, y la energía del grupo se encausa hacia la tarea.
El equipo de proyecto puede ahora funcionar como una unidad. Consigue que el trabajo sea hecho de forma fluida y con eficacia, sin conflictos inadecuados o necesidad de supervisión externa.
Los miembros del equipo tienen una comprensión clara sobre lo qué se requiere de él a nivel de tarea. Ellos son ahora competentes, autónomos y ahora manejan el procedimiento de la toma de decisiones sin supervisión. La actitud "Yo puede hacerlo” es visible. Se hacen ofertas expontáneas para ayudar a otros.
El gerente de proyecto permite al equipo tomar la mayor parte de las decisiones necesarias. Estilo delegativo.

5. Disolución.
Se están terminando las tareas y el equipo se está disolviendo.
Equipo de proyecto. Algunos autores describen la etapa 5 como “deformiendo y estando de luto”, reconociendo el sentido de la pérdida sentido por los miembros del grupo.
Los niveles de la motivación de los miembros del equipo pueden declinar mientras que la incertidumbre sobre su futuro comienza a fijarse.
El gerente de proyecto: Buen punto para introducir nuevos proyectos para recomenzar la etapa de formación del desarrollo del equipo. Estilo disolutor.
COMENTARIO
Como hemos visto en este tema existen varios tipos de grupos que pueden formarse dentro de las organizaciones y que cada tipo de grupo depende de los objetivos que va perseguir con el: si los objetivos por ejemplo si el objetivo es facilitar la consecución de las metas organizacionales, suelen constituirse los grupos formales. Si el objetivo es la satisfacción de necesidades suelen formales los grupos informales.
También hemos visto que son muchos y diversos los factores que determinan la formación de los grupos. Unos proceden de fuentes externas y otros de los propios miembros.
Los grupos en una organización cumplen un rol. Una ventaja que tienen los grupos es que en ellos muchas veces radica la creatividad de la organización. Las empresas que están dispuestas a hacer de la creatividad una ventaja competitiva cuidan el funcionamiento de los distintos grupos, ya sean provisorios o permanentes, que se forman dentro de la organización. Esto implica conocer la importancia de los grupos para la organzzación

Muchas empresas se conforman con lograr resolver los conflictos que surgen cuando las personas se agrupan. Es decir, intentan lograr que al trabajar como grupo los resultados sean tan positivos como si cada persona trabajara por separado.

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