LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES

CONCEPTO DE COMUNICACIÓN

La palabra Comunicación proviene del latín communis que significa común.
Tanto el latín como los idiomas romances han conservado el especial significado de un término griego (el de Koinoonia) que significa a la vez comunicación y comunidad. También en castellano el radical común es compartido por los términos comunicación y comunidad. Ello indica a nivel etimológico la estrecha relación entre “comunicarse” y “estar en comunidad”. En pocas palabras, se “está en comunidad” porque “se pone algo en común” a través de la “comunicación”.
La Comunicación, es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. En los últimos 150 años, y en especial en las dos últimas décadas, la reducción de los tiempos de transmisión de la información a distancia y de acceso a la información ha supuesto uno de los retos esenciales de nuestra sociedaD.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación entre las personas está determinada por la percepción que tengan de sí mismas y de las demás, en determinada situación y por la percepción del momento, expresada desde el punto de vista de la motivación. La idea comunicada se relaciona íntimamente con las percepciones y motivaciones del emisor y del receptor.La comunicación interpersonal constituye un área importante ya que en ella se estudian las interacciones humanas o la influencia en el comportamiento de las personas, es un área en la cual el individuo puede hacer mucho para mejorar su rendimiento y eficacia, por ello es indispensable incluir en la estrategia de comunicaciones un esfuerzo muy especial.¿Por qué una Estrategia de Comunicación Interna?Una estrategia de comunicación interna permitiría entonces el desarrollo de un sistema comunicativo confiable para compartir los planes, los problemas y los logros de la organización. Una estrategia de comunicación que además de potenciar las relaciones interpersonales posibilitaría a sus trabajadores y trabajadoras orientarse hacia lo que sucede en momentos en que los cambios pueden parecer arbitrarios o violentos; también es importante que ellos y ellas puedan cuestionar lo que sucede y se sientan escuchados y escuchadas en un ambiente democrático interno.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

De todos estos tipos de barreras se destacan las personales, físicas y semánticas:

1-Barreras Personales: las personales son interferencias de la comunicación que surgen de las emociones humanas, los valores y los malos hábitos de escuchar. Se presentan muy comúnmente en las situaciones de trabajo. Todos hemos experimentado la forma en que nuestros sentimientos personales pueden limitar nuestra comunicación con otras personas, y estas situaciones ocurren tanto en el trabajo como en nuestra vida privada.
Nuestras emociones actúan como filtros en casi toda nuestra comunicación. Vemos, oímos lo que estamos emocionalmente "sintonizados" para ver y oír, por lo que la comunicación no algo independiente de nuestra personalidad, comunicamos nuestra interpretación de la realidad en lugar de comunicar la realidad misma.

2-Barreras Físicas: consisten en interferencias de la comunicación que se presentan en el ambiente en que dicha comunicación tiene lugar. Una típica barrera física es la distracción por el ruido qué obstruye temporalmente la voz del mensaje. Otras barreras físicas son las que median entre personas, como paredes, o la estática que interfiere con los mensajes radiados. Las personas con frecuencia reconocen una interferencia física y tratan de solucionarla.

3-Barreras semánticas:
Las barreras semánticas surgen de las limitaciones en los símbolos con los que comunicamos. Generalmente los símbolos tienen variedad de significados y nosotros necesitamos elegir un significado entre muchos. En ocasiones elegimos el significado equivocado y nos provoca confusión.

Comunicación Organizacional
Luego de conocer sobre la comunicación, el lenguaje, la barreras que pueden entorpecer su desarrollo, también es necesario conocer sobre como debe fluir la comunicación ya no solo entre dos personas o una información dada sino también desde todas las instancias y niveles que puedan existir en una entidad, es decir, personal administrativo, jefes de departamento, organizaciones políticas y de masas y por último y no menos importante los, trabajadores, a todo esto se le llama Flujo de comunicación en las organizaciones.

El Flujo de comunicación en las organizaciones se divide por:
1. Por su dirección o sentido.
Es importante conocer el marco en el que se produce la comunicación en una organización. El diseño de toda organización debe permitir la comunicación en las siguientes direcciones (Katz y Kahn, 1990).

Comunicación Descendente
Es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir.

Comunicación Ascendente
Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas.

Comunicación Horizontal
Es la comunicación que fluye entre funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organización.

Comunicación Diagonal
Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación. Analicemos dos de las formas más usuales de clasificar las comunicaciones en las organizaciones.

2. Por su estilo o patrón.
Formal: se lleva a cabo cuando los mensajes se transmiten y se reciben por medio de un patrón jerárquico, de autoridad determinada que comúnmente se denominan Cadena de Mando.
Informal: cuando los mensajes no son sistemáticos y se utilizan como complemento de la cadena de mando formal, a veces es autoritaria y distorsionada, pero la velocidad extremadamente rápida en que avanza con frecuencia hace que pueda ser usada como una alternativa.
Compartimos el criterio del Dr. Vicente González Castro, especialista cubano en Comunicación Social cuando expresa al definir el concepto de comunicación:
"La comunicación puede entenderse como intercambio, interrelación, como diálogo, como vida de sociedad, todo ello relacionado indisolublemente con las necesidades sociales del hombre y no puede existir sin el lenguaje. Comunicación es pensamiento compartido, es conocimiento mutuo y no puede existir pensamiento sin palabras". (González, C. V. 1989, p.3).
Berlo (1979) afirma que nos comunicamos para influir y para afectar intencionalmente a otras personas. De igual modo afirma que nuestro fin básico (al comunicarnos) es alterar la relación original existente entre nuestro organismo y el medio que nos rodea.
Pero esto es sólo una parte el inmenso universo de la comunicación, reflexión se inclina sobre todo a la necesidad inminente que tiene la comunicación profesor-estudiante en nuestra profesión y por que no, también la comunicación que debe existir entre los trabajadores de nuestros centros educacionales.
Estos consejos y estudios realizados contribuirán al desarrollo profesional de los profesores y estudiantes así como de los trabajadores que consulten este material.
Al decir de Juan Benavides 2001, catedrático de la Universidad Complutense, los profesionales de la comunicación atribuyen a la comunicación organizacional una función globalizadora y al mismo tiempo diversificada; abarca otros contenidos y acciones como la práctica del marketing, o la publicidad, la gestión de comunicación externa o las relaciones con los medios.
Esto significa que los responsables empresariales subrayan su atención sobre un conjunto de problemas comunicativos generales que son prioritarios, y de cuya coordinación dependen las acciones publicitarias o de marketing que deben establecerse, de ahí que en el ámbito de trabajo de nuestro profesional se enfatice su función de coordinar la interdependencia.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

Consta de :
comunicador ( quien )
mensaje ( que )
medio utilizado ( como )
destinatario ( a quien )
retroinformacion ( con que resultado )

Modelo de Shannon y Weaver
Comunicador Codificacion Mensaje y Medio Decodificacion Receptor
De comunicacion
Retroinformacion

Comunicador: es el individuo con ideas , intenciones, informacion y cuyo objetivo es comunicarse.
Codificacion: convertir las ideas en un conjunto sistematico de simbolos. Formato que permite expresar las ideas.
Mensaje: es lo que se espera comunicar. Puede ser oral o no; tambien puede ser buscado o no.
Medio: forma como se envia el mensaje. Seleccionarlo bien es vital para una comunicacion eficaz.
Decodificacion y Receptor: van unidos pues la persona que es el destinatario del mensaje debe interpretarlo. Cada uno realiza ese proceso de decodificacion de forma diferente, y mientras mas cerca este la decodificacion a lo que pretende el comunicador mejor sera la comunicacion.
Retroinformacion: permite determinar si se ha recibido el mensaje y si ha dado lugar a la respuesta buscada. Procesos de comunicacion de doble direccion.
Ruidos: son factores distorsionadores de la intencion que persigue el mensaje.

Mensajes no orales
Son los mensajes enviados mediante posturas, expresiones faciales, gestos y movimientos de manosy ojos. Tienen tanta importancia como la comunicacion oral.
Elkman y Friesen han clasificado el lenguaje corporal en 5 tipos de expresion:
Emblemas: gestos parecidos a un idioma ( que transmiten de inmediato una palabra o frase convenida ).
Ilustradores: gestos que intentan representar de forma grafica lo que se dice.
Reguladores: movimientos que regulan una conversacion ( para que se hable mas lento, para que explique lo que dijo )
Adaptadores: son las expresiones que se usan para ajustarse sicologicamente a una conversacion o situacion.
Demostraciones de emocion: en general son las expresiones faciales y posiciones del cuerpo que comunican las emociones.
El lenguaje corporal varia en significado de acuerdo a las distintas culturas y costumbres en los paises.

Los rumores son un canal informal de informacion
Tienen un poderoso impacto en en la eficacia de una organizacion.
Todo rumor tiene 3 partes: objetivo, alegacion y fuente.

Se clasifican en 4 grupos:
Ilusiones o deseos: son los mas positivos, pues expresan los deseos de quienes los emiten.
Metemiedos : obedece a los temores y ansiedades de los emisores.
Cicateros: son los mas agresivos y perjudiciales. Dividen a los grupos y atacan la lealtad. Tienden a desprestigiar a una empresa y provocan enfrentamientos.
Estimulantes: son los que tratan de adelantarse a los hechos. Se producen cuando los empleados llevan mucho tiempo esperando una noticia.

¿Es bueno el Chismorreo?

Aspectos positivos:
actua como un sistema de advertencia a los empleados
consolida sentimientos de amistad
permite expresar los sentimientos de frustracion y la irritacion
descargar tensiones y aliviar el stress.
Pulir tecnicas de observacion y comprension de otros.
Apoyo y desarrollo de la cultura organizacional

Aspectos negativos:
negativo impacto en la productividad
perdida de tiempo al ocuparse en ellos
Comunicaciones Interpersonales
Son las que se dan entre personas en situaciones de grupo y cara a cara.
Dentro de ellas debe considerarse:
El estilo interpersonal
La estrategia interpersonal
El estilo de direccion

¿Como mejorar la comunicacion en la organizacion?
Se deben llevar a cabo dos tareas:
Mejorar los mensajes
Mejorar la comprension de estos ( siendo un mejor codificador y decodificador, esforzandose por que le entiendan y entender ).
Para ello existen las siguientes tecnicas:
Seguimiento: supone asumir que uno no esta siendo comprendido, por lo que se tratara de establecer esa comprension del sentido del mensaje.
Regulacion del flujo de informacion: para evitar el exceso de comunicaciones ( Se basa en el principio de la excepcionalidad, es decir, comunicar solo las desviaciones importantes de lo prescrito en las politicas y procedimientos a los superiores ).
Utilizacion de la Retroinformacion: constituye el canal que permite la respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha producido la respuesta esperada por el comunicador.
Empatia: ponerse en el lugar del otro ( el receptor ) para prever la forma en que probablemente se decodificara su mensaje.
Repeticion: para asegurarse que si no se entendio una parte del mensaje, la otras transmitiran uno identico.
Fomentar la confianza mutua
Buscar el mejor momento
Simplificar el lenguaje
Escuchar eficazmente ( mas que ser entendido por otros es importante entender lo que otros estan diciendo)

A continuación les mostramos un video de como un empleado puede lograr uan comunicación eficaz con su jefe: