miércoles, 19 de noviembre de 2008

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

El objetivo es analizar las características de las organizaciones y a las empresas en particular, dentro de una sociedad post-industrial y visualizar un marco ideológico de referencia.

Conceptos fundamentales:
  • Coordinación de esfuerzos
  • Objetivos comunes
  • División del trabajo
  • Autoridad jerarquizada

Definición operativa
Una organización es la coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir un objetivo común y explicito, mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y responsabilidad.

La organización y sus sistemas componentes

Sistema formal: Es el modelo de interacciones reguladas y planificadas que relaciona los diferentes roles. Este sistema es el que da el carácter de ésta a la organización.

Toda organización cuenta con sus pautas, muchas de ellas escritas. Expresamente se formula que tales son sus objetivos, sus políticas, su estructura, sus directivos, sus líneas de autoridad y dependencia, etc. Son todas definiciones que configuran lo que denominamos organización formal. En esta la autoridad se delega de un nivel a otro. Se considera que la autoridad reside en la cabeza de la misma, llámese directorio, presidencia, gerencia, gerencia general o como sea. El proceso de delegación se lleva a cabo por razones prácticas, a efectos de que en cada nivel se adopten ciertas decisiones inherentes al mismo y se ejecuten determinadas tareas. El flujo de órdenes es descendente y el de información ascendente. El tipo de organización es deliberadamente impersonal. La estructura está antes que los hombres. Las relaciones son ideales y los individuos cumplen sus funciones en pos de los objetivos de la organización sin demostrar agrado o desagrado o expresar acuerdo o desacuerdo. La organización responde a “... un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Es un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

Sistema informal: son modelos de interacciones entre partes que son una mezcla de individuos y de roles y que tienden a desarrollarse como mecanismos que surgen por problemas de ajustes entre los sistemas formal y social.

Toda organización está formada por una cantidad de grupos pequeños. Cada grupo se halla integrado, a su vez, por dos o mas personas entre las que se experimenta una interacción, por un tiempo mas o menos prolongado, un cierto interés común que hace que los integrantes compongan una entidad, reconocida por ellos y/o por terceros. Estos grupos constituyen lo que se ha dado en llamar la organización informal.
Sistema social: Es el modelo de interacciones débilmente reguladas

UN ENFOQUE MODERNO: El enfoque sistemas

Las organizaciones como sistemas abiertos

Un sistema puede definirse como: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo operando con datos energía materia unidos ala ambiente que rodea el sistema para suministrar información energía materia.

Hacia una redefinición de la organización
  • Se concibe a la organización como un sitema abierto
  • Se consibe a la organización como un sistema de múltiples propósitos
  • Consisten en muchos subsistemas que se hallan en interacción dinámica
  • Los cambios en un subsistema afectan la conducta de otros
  • Existen en un medio ambiente dinámico que consta de otros sistemas
  • Los lazos entre la organización y su medio ambiente hace difícil especificar fronteras de la organización

EL SISTEMA Y SUS CUATRO ELEMENTOS ESENCIALES

  • Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
  • Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
  • Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
  • Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
  • Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

Clasificación sistemas

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.


Sistemas abiertos: Tiene pocas entradas y salidas con respecto al medio ambiente extrerno. Se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

Las empresas como sistemas abiertos

Una empresa se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento y resultados. El Proceso de Dirección sigue siendo válido, pero para facilitar su aplicación, se le da el enfoque Sistémico que considera especialmente al contexto.

En consecuencia una forma esencialmente conceptual de aplicación práctica es considerar a la Empresa como: Sistema Abierto. La Empresa puede ser considerada como un "Sistema Abierto" que para ser exitosa debe estar en equilibrio dinámico con el medio externo, generando riqueza y posibilitando el crecimiento. La Empresa debe satisfacer dinámicamente los intereses de Clientes, Accionistas, Empleados y Sociedad en su conjunto.

ANÁLISIS

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS SOCIALES
Considerar la organización como un sistema social abierto, permite una conceptuación integral de la misma, donde se pueden incluir la mayoría de las doctrinas y modelos organizativos existentes. Desde ésta óptica, la organización es un sistema de variables: subsistemas y partes interdependientes. Éstos, al igual que la organización global, reciben una forma de energía externa sobre la que actúan de forma planificada y producen unos resultados que vierten al entorno.

En refencia al sistema social abierto
Como ya se dijo la mayoría de los sistemas humanos son abiertos e interactúan con el entorno. Una organización es en sí misma un subsistema en interacción con otros subsistemas del entorno, a los cuales influye y de los que recibe influencias.

Equilibrio y sistema social
En todo sistema hay dos fuerzas opuestas. Una de ellas tiende al mantenimiento del statu quo; la otra, hacia el cambio. La relación entre ambas fuerzas es el equilibrio, que no significa estatismo o inmovilidad, dado que el punto de equilibrio puede cambiar de posición.
El propio dinamismo de las organizaciones hace imposible el equilibrio fijo. Aunque los diversos subsistemas buscan el equilibrio estable de la organización, no es menos cierto que muchos de ellos lo perturban continuamente, por este motivo los sistemas se encuentran permanentemente en un estado de equilibrio inestable.

Complejidad, diversidad e interdependencia de los sistemas
Como se ha visto, un sistema está compuesto por individuos y grupos o departamentos, cada uno de los cuales constituye un subsistema dentro del sistema total. El proceso de adaptación al entorno impulsa la creación de los subsistemas: departamentos o funciones más adecuados para afrontar aspectos específicos del entono. Este procesó conduce a una progresiva diferenciación entre las partes del sistema, a la especialización y a una mayor complejidad de la organización.
La existencia de subsistemas es un de las causas de la complejidad de las organizaciones sociales. Sin embargo, en la teoría de la dirección, mas importante que la complejidad de la organización es la interdependencia de los subsistemas. La situación de equilibrio inestable de los sistemas hace que un cambio en uno de los subsistemas lo altere dinámicamente y que se tenga que establecer un nuevo equilibrio.

Otra perspectiva: Las organizaciones son sistemas complejos y dinámicos
La insuficiencia de la teoría del sistema abierto, aplicada a la organización, ha motivado que diversos hayan conceptuado las organizaciones como sistemas sociales de gran complejidad. En esta línea de pensamiento, se han formulado modelos que conciben la organización como un sistema dinámico en desarrollo; como un sistema complejo, cuyo problema es la obtención y utilización de la información; y como un sistema de poder.

Las organizaciones como actores:
Esto quiere decir que los individuos se convierten en protagonistas indispensables de la organización. Es decir que la existencia real de las organziacionesse puede analizar desde la perspectiva de que tienen capacidad de actuar y manifestar un comportamiento global más allá del que desarrollan sus miembros y un ciclo de vida similar al de los organismos vivos. Es decir que aunque la permanencia social de una organización puede ser breve, la mayoría de las ocasiones perduran en el tiempo, sobreviviendo varias generaciones.

Las organizaciones como sistemas procesadores de información:
Se destaca el papel de los directivos, los cuales, como formadores de una realidad al interpretar la información y tomar decisiones, afectan a los demás niveles de la organización.

Las organizaciones como sistemas de poder:
Se refiere a que los individuos y grupos evolucionan hacia la formación de grupos de interés o coaliciones con objetivos comunes.

A continuación un video que nos explica más acerca del tema (elaboración del equipo)

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