jueves, 29 de enero de 2009

FRANQUICIA
CONCEPTO DE FRANQUICIA
La franquicia es un sistema comercial que permite explotar comercialmente una marca, servicio o producto con una imagen ya asentada, dentro de una red local, nacional o internacional. Se trata de una forma de cooperación empresarial de funcionamiento complejo, no basta contar con la financiación adecuada para abrir una franquicia, habrá que tener en cuenta muchos conceptos, ya que un error puede significar el éxito o el fracaso de la iniciativa.

PARTES CLAVE EN LA FRANQUICIA
FRANQUICIADOR
Es quien aporta la denominación social, nombre comercial, insignia y marca de fábrica, de comercio o de servicio, así como los conocimientos y experiencias estos conocimientos y experiencias constituyen el saber hacer de naturaleza técnica, comercial y administrativa, financiera u otros que se puedan aplicar en la práctica a la explotación de una empresa o al ejercicio de una profesión

FRANQUICIADO
El franquiciado debe reunir una serie de cualidades (en algunos casos los candidatos pasan por una rigurosísima selección), ya que el franquiciador utiliza a los franquiciados como piezas clave desde el momento en que éstos son los encargados de la venta del producto o prestación del servicio (En los franquiciados estará el éxito o el fracaso del negocio.

MARCA COMERCIAL
La marca es uno de los elementos distintivos del producto y el principal indicativo formal a efectos comerciales y legales. La franquicia tiene su punto de apoyo en el valor de la marca. Esto supone que el cliente encuentra desarrollados en idéntico valor los atributos de calidad que busca tanto en su establecimiento como en otro, sin poder llegar a diferenciarlos entre sí.

IMAGEN
Es la representación figurada de un modelo original, de algo preexistente, en la memoria colectiva, de un estereotipo o conjunto significativo de atributos, que tiene la capacidad de influir en el comportamiento de los consumidores y modificarlo. El conjunto de rasgos característicos que distinguen a una empresa forman su personalidad, siendo ésta el resultado de un efecto o conjunto de la filosofía, la estrategia y la cultura de la empresa, que se puede traducir como la manera propia y original de desarrollar su actividad. Cuando la empresa define su personalidad está definiendo su imagen.
IMAGEN DE MARCA
La imagen parte del hecho de que los consumidores tienen percepciones diferentes de los productos y marcas. Esto hará que se formen distintas sensaciones o impresiones sobre el producto y la empresa en general, por eso sólo las franquicias más serias, innovadoras, que ofrezcan mayor esfuerzo en marketing, serán las elegidas por los futuros franquiciados. La notoriedad de la cadena juega un papel muy importante. Así, por ejemplo Benetton, Prenatal o McDonalds, entre otras, necesitan poca documentación, ya que están fuertemente arraigadas en la mente de los consumidores, también en la de los candidatos. Pero también algunas marcas jóvenes, a través de su originalidad, han singularizado sus productos o servicios, provocando la atención del consumidor y despertando su interés en poco tiempo, desarrollando éste sus propias impresiones sobre la capacidad que el producto tiene para satisfacer sus necesidades y deseos

Logo
El logotipo es el símbolo o gráfico que representa un nombre, un personaje o cualquier otra composición de formas, colores, que permite reconocer al primer golpe de vista una empresa o un producto, es una traducción visual de la imagen de marca.
OBLIGACIONES DE LAS PARTES
Obligaciones del franquiciador
1. Ser propietario o tener los derechos legales de uso, del nombre comercial, marca y otros elementos distintivos de identificación, así como la obligación de permitir al franquiciado el uso de tales derechos de propiedad industrial o intelectual.
2. Haber explotado con éxito un concepto de negocio, durante un período de tiempo razonable, y como mínimo una unidad piloto antes de poner en marcha la red de franquicia. El éxito del centro piloto es el que sirve de prueba y da todo su valor a la marca creada por el franquiciador; se convierte en sello de garantía para cada franquiciado
3. Poner a disposición del franquiciado los productos objeto de la franquicia.
4. Otorgar formación y asistencia técnica continuada (durante toda la vigencia del contrato) al franquiciado. Aquí podemos distinguir entre:
a. Formación y asistencia previa: ofrecida antes del lanzamiento de una franquicia, que puede concretarse mediante la entrega de manuales operativos o de funcionamiento (Guía de la franquicia). En el apartado tercero se desarrolla este punto como "información necesaria".
b. Asistencia y formación previa y permanente: se realiza a través de seminarios o cursos que permiten una circulación de información y que desarrolla entre los franquiciados un sentimiento de pertenencia a la red, estimulando el buen funcionamiento del sistema.
5. Controlar la calidad de los productos ofrecidos.
6. Respetar las cláusulas de exclusividad establecidas.

Obligaciones del franquiciado
1. Tiene la obligación del pago de un canon y los royalties. El canon de entrada puede oscilar entre 500.000 y 15.000.000 ptas., según la franquicia.
2. Vender exclusivamente los productos que cumplan los requisitos ofrecidos por el franquiciador, y si fuera imposible establecer estos requisitos tendrá que vender exclusivamente los productos fabricados por el franquiciador o por terceros que éste designe.
3. No desempeñar ni directa ni indirectamente un comercio similar en un territorio en el que se pueda competir con alguno de los miembros de la red franquiciada.
4. Proteger el Know-How del franquiciador y no utilizarlo para algo distinto a la explotación de la franquicia, al igual que no divulgarlo a terceros.
5. Informar al franquiciador de cualquier infracción de los derechos de propiedad industrial o intelectual del franquiciador.
6. Asistir a los cursos de formación del franquiciador y hacer asistir a sus empleados.
7. Lograr una facturación mínima.
8. Planificar de antemano sus pedidos y mantener unas existencias mínimas.
9. Abonar una cantidad determinada para las campañas publicitarias emprendidas por el franquiciador.
10. Cumplir las normas relativas a instalaciones y aspecto del local.
11. No cambiar la localización de las instalaciones sin consentimiento del franquiciador.
12. Respetar una de las cláusulas que se establece en el contrato referida a a la imposibilidad de cesión del negocio, así como los derechos y deberes que se derivan del mismo sin previo consentimiento de la empresa franquiciadora.

TIPOS DE FRANQUICIAS:
Franquicia maestra, es la que corresponde a la suscripción del acuerdo de voluntades por la cual el franquiciante otorga exclusividad al franquiciado para desarrollar la franquicia en una determinada región ( pueblo, provincia, etc.) otorgándole a la vez, la opción de sub-franquiciar el modelo de negocio entre los interesados locales.
Franquicia individual: es el clásico contrato entre un comerciante independiente que adquiere los derechos de explotar el modelo del empresario en una sola unidad.
Franquicias múltiples: es el caso anterior, agregada la facultad de abrir un número determinado de locales dentro de un área acordada. Se debe tener en cuanta que este contrato no acepta la posibilidad de sub-franquiciar.
Franquicia corner: son aquellas que se instalan en pocos metros cuadrados y forman parte integrante de un mega espacio o mega evento, como por ejemplo, un supermercado o meramente un discurso político o evento de disciplina deportiva. Estas pueden ser corner fijo o corner móvil.
Franquicia de productos: se trasmite la posibilidad de vender dentro de un local, determinados productos del franquiciante.
Franquicia de servicios: se trata del franquiciante otorgando su transferencia del saber hacer en la prestación de un determinado servicio como inmobiliaria, capacitación, asesoramiento contable, jurídico, etc.
Franquicia de distribución: si hablamos de tornillos, no franquiciamos la fabrica de tornillos, si no su distribución, el contrato lleva inserto y delimitada perfectamente la extensión zonal, permitida al franquiciado.

miércoles, 28 de enero de 2009



QUÉ SON LAS ORGANIZACIONES INTELIGENTES

Los revolucionarios avances en la tecnología de información refuerzan los cambios económicos y sociales que están transformando los negocios y la sociedad. De esta revolución emerge un nuevo tipo de economía –la economía de la información en la que ésta es un recurso crítico y, como lo señala Peter F. Drucker , es base de la competencia.


CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Una organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.

CONCEPTO DE SISTEMA INTELIGENTE
Para nuestros propósitos la definición de inteligencia más útil es: una medida, que indica cuan fácil logra el sistema sus objetivos. Esto implica acumular experiencias. Así los sistemas aprenden qué acciones son las que mejor le permitieron alcanzar sus objetivos.


¿QUÉ ES SISTEMA?
Para el tema que estamos tratando definimos sistema como una parte del universo, con una extensión limitada en espacio y tiempo. Definimos como su entorno a lo que está fuera de la frontera del sistema. Existen correlaciones más fuertes o correlaciones en mayor cantidad entre una parte del sistema y otra, que entre esta parte del sistema y partes de su entorno.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
Las organizaciones inteligentes crean un clima de trabajo donde los procesos permiten a todos los miembros aprender de forma consiente de su trabajo. Esto a su vez lo hace capaz de mover ese aprendizaje adquirido al lugar que sea necesario de manera tal que pueda ser utilizado por la organización y que este conocimiento pueda ser transformado constantemente.

LAS ORGANIZACIONES INTELIGENTES COMO RESPUESTA
Noción: Una organización inteligente es aquella que construye una filosofía de gestión compartida en todos sus niveles y que se mantiene en constante retroalimentación con su interior (empleados) y con su exterior (en este caso sus clientes)...
Partiendo de esta breve noción trataremos de explicar cómo se puede conseguir que una organización sea inteligente:

¿CÓMO CONSTRUIR UNA FILOSOFÍA DE GESTIÓN?
El primer paso para crear una organización inteligente, es el análisis de su desempeño interno, para la construcción de estrategias de largo plazo y una filosofía de gestión.

LOS INSTRUMENTOS A USAR PUEDEN SER:
Desarrollo de un perfil de organización a través de las experiencias pasadas:
Consiste en recoger el desempeño de la empresa, su historial laboral, y su pasado organizacional, es decir, los sistemas de administración utilizados.

Definición de un marco filosófico y una misión:
Que creemos acerca de la empresa, cuáles deben ser sus principios, cuál es su objetivo fundamental etc.

Definición de competencias:
Tiene que ver con ¿Cuál será el desempeño que queremos lograr en la empresa?, en relación a la filosofía propuesta.
Competencia = Nivel de calidad y de organización esperado.

Conceptualización de las prácticas a usar:
¿Que instrumentos serán usados para alcanzar dichas competencias?, requiere que los empleados reflexionen sobre lo que hacen y cómo pueden mejorar su calidad y su desempeño.

Desarrollo de un plan estratégico: Documento en donde se definan todos los puntos anteriores.
Importante: Para que funcionen las organizaciones inteligentes Los puntos anteriores deben partir del trabajo en todos los niveles de la organización
Tenemos una filosofía, unos principios y un plan estratégico... ¿Cómo logramos que esta construcción sea parte de todos los miembros de la empresa?

COMENTARIO
Y en definitiva puede que hayamos oído que una persona es inteligente. Pero ¿Una organización inteligente? Un concepto bastante revelador es el siguiente: Inteligencia es la capacidad de relacionar diferentes elementos para solucionar una determinada situación. En esencia podemos indicar que nos referimos a la inteligencia como la capacidad de relación.
Si trasladamos el concepto a una organización tendremos que analizar la capacidad de relación de la misma. Ello implica reconocer que toda organización presenta dos ámbitos claramente definidos: su interior y exterior.
El Concepto de Responsabilidad Social nos permite definir el concepto de organización inteligente, al señalar que es necesario gestionar los diferentes niveles de relación que se generan en la misma.
Asimismo reconocernos la necesidad de contar con un sistema de información que nos permita gestionar. Este sistema de información supera la información contable. Y se hacen necesarios indicadores.
¿Como partir con un sistema de información nuevo? Es una interrogante de solución obligatoria, por ello requiere de un diagnostico para posteriormente plantearnos metas (presupuesto) y poder medir el desempeño en un periodo de tiempo.
¿Lo hacemos los contadores? Me parece que no, podemos comenzar investigando por ahí.

viernes, 23 de enero de 2009

CIRCULO DE CALIDAD

Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar,
Seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación.

DEFINICIÓN

Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación.

OBJETIVOS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD

1. Propiciar un ambiente de colaboración y apoyo recíproco en favor d el mejoramiento de los procesos operativos y de gestión.
2. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisión.
3. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.
4. Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
5. Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad.
6. Propiciar una mejor comunicación entre los trabajadores y los directivos o gerentes.
7. Dar a conocer los avances y obstáculos a vencer para lograr una mejora constante.

CARACTERÍSTICAS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD

Algunas de las características más sobresalientes de los círculos de calidad son las siguientes:

La participación en el Círculo de Calidad es voluntaria.
Son grupos pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.
Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.

Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.
Cada Círculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Círculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor que recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo.
La junta de gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los Círculos mediante los recursos adecuados y el interés de la dirección.
Todo aquel que participa en un programa de Círculos de Calidad recibe formación o información acorde con el grado de participación que tenga en el sistema.
Deben participar diversas categorías laborales.
El círculo de calidad no tiene relación jerárquica de autoridad y dependencia, los miembros son igualitarios.
El objetivo es el deseo común de mejorar la técnica del trabajo, resolviendo los problemas comunes.

EL PAPEL DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD

Ser miembro de un grupo de calidad es algo estrictamente voluntario. El éxito de los Círculos de Calidad radica en el hecho de que los empleados los consideran suyos, y no algo instituido simplemente para mantener satisfecha la dirección.

Los Círculos de Calidad que han prosperado nunca se convierten en sesiones de quejas ni en discusiones inoportunas acerca de injusticias, ni tampoco en sesiones de charla. Se insiste siempre en la resolución de problemas y en la confección de planes de acción.

Los Círculos deben centrarse en asuntos prácticos y dejarse de teorías; deben buscar el obtener resultados positivos y no simplemente mantener discusiones.

El papel de los Círculos de Calidad es:

Identificar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Círculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Círculo este autorizado a hacerlo.
Hacer una exposición de los problemas y posibles soluciones ante la dirección.
La característica esencial es el esfuerzo creativo del grupo para solventar problemas, lo cual requiere:

Identificación del problema.

Selección del problema. Debe escogerlo, entre el universo de posibles problemas.
Análisis del problema.
Solución del problema, para lo cual a veces se habrá de recurrir a ayudas externas si el grupo no cuenta con los medios necesarios.
Presentación en dirección, previa experimentación de la solución. Es muy importante, aquí que el grupo tenga la seguridad de que sus ideas y trabajo llegan a la dirección y de que ésta tenga en cuenta y reconozca su valor creativo.
En el caso que la dirección no decida aceptar su propuesta deberá explicar claramente él por qué.


PROPÓSITOS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD

Sus propósitos pueden ser resumidos en los siguientes puntos:

Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata únicamente de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovación, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en definitiva, es la única forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases sólidas.

Lograr que el lugar de trabajo sea cómodo y rico en contenido. Los Círculos aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea más apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.
Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo más importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciación constante provoca un efecto multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones más optimistas.
Es conveniente que el grupo se reúna cada 2 o 3 semanas.

LOS BENEFICIOS QUE APORTAN LOS CÍRCULOS DE CALIDAD

Los Círculos de Calidad generan en las personas un sentimiento de satisfacción y pueden proporcionarles el reconocimiento de sus logros. Estos se deben a tres razones:

Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participación de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, el aumento de la calidad.

El fomento del espíritu de equipo mediante los Círculos de Calidad pueden tener un efecto extraordinario en el ambiente de toda la organización.

La comunicación también mejora enormemente con los Círculos de Calidad. Naturalmente la comunicación entre ambos miembros del grupo mejora, pero también se beneficia la comunicación horizontal entre círculos dedicados a campos de trabajo diferentes y la comunicación vertical entre la fábrica y la dirección.

Al nivel de trabajadores, los Círculos de Calidad pueden juntar a personas que, aunque hayan estado trabajando en la misma rama, apenas se hayan llegado a conocer; con la ayuda del Círculo, no sólo discuten cosas juntos, sino que también obran de común acuerdo.

Y en cuanto a la comunicación vertical, los Círculos de Calidad hacen una gran aportación a favor de la compensación por parte de la dirección del propio personal.

Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante el entusiasmo y conocimientos de sus empleados, y los empleados disfrutan de la oportunidad de emplear sus capacidades y ver que se hace buen uso de ellas.


RESULTADOS EMPRESARIALES (QUÉ SE OBTIENE CON SU IMPLEMENTACIÓN)

• Cambio en el porcentaje de producción.
• Cambio en el porcentaje de defectos.
• Cambio en el porcentaje de productos rechazados, o servicios deficientes.
• Cambio en el porcentaje de fricciones.
• Cambio en el porcentaje de tiempo perdido.
• Cambio en el porcentaje de motivos de queja.
• Cambio en el índice de accidentalidad.
• Ahorro calculado en costos.
• Proporción entre los ahorros en los costos y los gastos generados por el programa.
• Mejores resultados personales.

Finalmente, los logros de los Círculos de Calidad deben publicarse en los boletines de la empresa o institución o fijarse en los tableros, de tal manera que los participantes reciban reconocimiento por sus esfuerzos, tanto de la dirección o gerencia donde laboran como de sus compañeros de trabajo, y a la vez conozcan los avances e impacto de las propuestas desarrolladas.

CONCLUSIONES

Los Círculos de Calidad son un camino hacia la GESTION DE LA CALIDAD TOTAL, y el desarrollo de programas de seguridad y garantía de la calidad.

Los Círculos de calidad mantiene la motivación por la mejora continua de todo el personal así como una participación activa en los problemas de la institución.

Los Círculos de Calidad contribuyen al desarrollo del trabajador en el campo de la formación humana, aprendiendo a relacionarse adecuadamente con su entorno de trabajo, familiar y comunidad.

Los Círculos de Calidad no son una solución inmediata y duradera si no están inmersos dentro de un proyecto de mejora continua.

Los Círculos de Calidad ayudan a priorizar y detallar los problemas para su pronta solución.

Los Círculos de Calidad ayudan a la formación de sus miembros en cuestión de calidad y competitividad.

La comunicación entre la Gerencia y los empleados mejoran considerablemente.

RECOMENDACIONES

Los Círculos de Calidad deben de iniciarse con la motivación del personal que participará.

La frecuencia de reuniones debe de ser de acuerdo a la disponibilidad de los participantes.

La Gerencia deberá de proveer de la información necesaria a los Círculos para que se tenga mejores elementos de juicio.

La Gerencia debe de Coordinar con el Círculo para poder tratar problemas más urgentes y que impliquen algún riesgo.

Para que los Círculos de Calidad sean permanentes deberán de estar inmersos en un proyecto de mejora continua.

Debe existir mucho cuidado con escoger a los facilitadores por que de ellos depende mucho la motivación de los miembros del Círculo.

La Dirección deberá de realizar un seguimiento continuo y discreto de los Círculos con el fin de apoyarlos en momentos de ruptura de comunicación

jueves, 22 de enero de 2009

ANALISIS DE PUESTO


DEFINICIÓN DE ANÁLISIS DE PUESTO
El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

INFORMACIONES QUE SE DEBEN OBTENER:
Las informaciones que se necesitan para llevar a cabo un análisis de puesto efectivo se dividen en los (4) aspectos siguientes:
Identificación y naturaleza del puesto.
Descripción del puesto.
Requerimientos de capacidad.
Otros requerimientos.

IDENTIFICACIÓN Y NATURALEZA DEL PUESTO:
El analista de personal debe identificar el puesto y localizar su ubicación departamental y geográfica. Deberá definir el tipo de trabajo, si corresponde al trabajo clarificado en el área de profesional universitario o del nivel técnico, o es trabajo manual o semicalificado, o de administración general. En esta etapa se determinara si él titulo del nombramiento concuerda con la función especifica.

DESCRIPCIÓN DELTRABAJO:
Se trata de obtener informaciones referentes a que trabajo específico tiene signado el puesto y al esfuerzo físico y/o mental requerido para realizar el trabajo. La descripción del trabajo deberá proporcionar datos que permitan determinar como se ejecuta el trabajo.
Una descripción del trabajo debidamente elaborada, facilita la fase de análisis. Cuando sucede lo contrario, el análisis del puesto resultara lo más complejo y arduo de todo el proceso de descripción y valuación.


REQUERIMIENTO DE CAPACIDAD:
El análisis de puesto al valorar las diferentes tareas del trabajo y determinar su nivel de complejidad y dificultad, permitirá definir los requerimientos de capacidad y experiencia necesarios para desempeñar efectivamente el trabajo.

OTROS REQUERIMIENTOS:
Un exhaustivo análisis de trabajo debe procurar obtener otras informaciones, tales como:
Supervisión ejercida o recibida
Grado de discrecionalidad para tomar decisiones.
Responsabilidad del puesto.
Relaciones publicas
Condiciones de trabajo.
Riesgo de trabajo.
Adiestramiento necesario.

ESPECIFICACIÓN DE CLASE:
Es la descripción que hace el analista luego de haber obtenido y analizado las informaciones referentes al puesto, a fin de enunciar las tareas, responsabilidades y funciones comunes a los cargos agrupados en la clase, indicando a la vez los requerimientos de idoneidad exigidos a la persona.

ELEMENTOS DE LA ESPECIFICACIÓN DE CLASE
El analista debe considerar los siguientes elementos, al momento de elaborar la especificación de clase:
Titulo.
Código.
Naturaleza del trabajo.
Tareas típicas.
Características especiales.
Conocimientos, habilidad y destrezas requeridos.
Periodo probatorio.
Valor en puntos.
Escala de sueldo


VALORACIÓN DE PUESTO
Este proceso esta íntimamente ligado al análisis de puesto y trata de justificar el valor real de los cargos de una institución para otorgarles la remuneración adecuada a las complejidades y dificultades de ejecución de sus tareas.
La valoración de puesto ofrece a los niveles normativos y decisorios de la organización, elementos científicos y consistentes para formular una política de remuneración justa.

Los métodos de mayor uso y difusión para valorar puestos son los siguientes:
Método de rango.
Método de clasificación.
Método de comparación de factores.
Método de puntos.

METODO DE RANGO:
Consiste en ordenar los puestos de acuerdo a su importancia, comenzando por el más sencillo hasta el de mayor complejidad y dificultad en sus tareas y responsabilidades. El puesto no se divide en factores, sino que se considera como un todo y como tal es comparado con los demás para may determinar su jerarquía.

METODO DE CLASIFICACION:
Se fundamenta en una definición previa de clases elaborada por el analista de personal, lo que permite que los puestos sean clasificados y agrupados de acuerdo con las especificaciones de dificultad, complejidad, experiencia e idoneidad predeterminadas.

METODO DE COMPARACIÓN DE FACTORES:
Consiste en la identificación y definición de factores de evaluación, los cuales se dividen a su vez en niveles con su correspondiente valor monetario.

METODO DE PUNTOS:
Es el más usado, tanto en organizaciones publicas como privadas. Consiste en el estudio de las partes componentes del puesto para clasificarlo de acuerdo a la acumulación de puntos factoriales.


El método de puntos comprende (4) fases:
Identificación y definición de factores.
Valoración de factores.
Gradación de factores.
Valoración de trabajo.


viernes, 16 de enero de 2009

EL ESTRÉS EN LA ORGANIZACIÓN

El estrés es, hoy en día, uno de los problemas a los que se está prestando una atención creciente.
El estrés ha ayudado a despertar este interés la constatación de que en el trabajo de algunos colectivos es el estrés, tal vez el problema que más atenta contra su salud, frente a otros factores de riesgo de origen material o ambiental.

Estrés laboral
El estrés laboral se conceptualiza como el conjunto de fenómenos que suceden en el organismo del trabajador, con la participación de los agentes estresantes lesivos, derivados directamente del trabajo o que con motivo de éste pueden afectar la salud del trabajador.

Inicialmente el estrés puede ayudar en la actividad del individuo provocando un proceso de incremento de recursos (atención, memoria, activación fisiológica, rendimiento, etc.) que hace aumentar la productividad.

Sin embargo, cuando este proceso de activación es muy intenso o dura mucho tiempo, los recursos se agotan y llega el cansancio, así como la pérdida de rendimiento.

Para realizar tareas complejas, o para aumentar la velocidad en tareas simples, se necesita un cierto grado de activación. Sin embargo, un exceso de activación dificulta la realización de dichas actividades.


¿Quiénes padecen de Estrés Laboral?
Las personas que dedican la mayora parte de su tiempo al trabajo, viven agobiados y angustiados por buscar la perfección en el área laboral, descuidando aspectos importantes de la vida como la familia y los amigos. Son estas situaciones las que muchas veces llevan a los individuos a ser adictos de su empleo y estas mismas son las que generalmente ocasionan estrés laboral.

Los agentes estresantes pueden aparecer en cualquier campo laboral, a cualquier nivel y en cualquier circunstancia en que se someta a un individuo a una carga a la que no puede acomodarse rápidamente, con la que no se sienta competente o que se responsabilice demasiado.

El estrés afecta órganos y funciones de todo el organismo. Los síntomas más comunes son
Depresión o ansiedad
Dolores de cabeza
Insomnio
Indigestión
Sarpullidos
Disfunción sexual
Nerviosismo
Palpitaciones rápidas
Diarrea o estreñimiento

Factores que causan el estrés
Algunos factores que afectan al personal que desempeña funciones de mando medio, y que son originados por la falta de apoyo de la dirección hacia este personal, son:

• Cuando hay una falta de promoción.
• Cuando existe falta de consideración.
• Cuando se carece de seguridad en el trabajo.

Estresares potenciales
La estructura organizacional es uno de los factores que contribuyen a que el individuo se sienta parte de la empresa y concuerde con los métodos, procedimientos e ideologías que ésta impone. Existen 4 factores que se involucran en el trato con los empleados: autonomía, estructura, reconocimiento y orientación.

La satisfacción en el empleado está relacionada con la percepción que el individuo tiene con respecto al clima y estructura de la empresa.

Los estresores potenciales son:
• Falta de participación en los procesos de toma de decisiones.
• Falta de una comunicación efectiva.
• Normas rígidas e injustificadas.
• Falta de pertenencia a una empresa.

Los empleados que padecen estrés pueden presentar diversos síntomas físicos y sicológicos como dolor de cabeza, espalda, cansancio, sudoración, gastritis, etc. Entre los sociológicos se encuentran: intolerancia, irritabilidad, cansancio, alteración en las relaciones interpersonales, falta de atención, incapacidad para organizarse, incertidumbre, confusión interna de roles, etc.

La persistencia y magnitud de los síntomas pueden ser temporales o de largo plazo; ligeros o severos. Lo anterior es según la duración de sus causas, la fuerza de éstas y la capacidad de recuperación que tenga el empleado. La fatiga laboral es la situación en la que los empleados muestran agotamiento emocional, apatía en su trabajo y se sienten incapaces de alcanzar sus metas.

Consecuencias del estrés
Las principales consecuencias del estrés, tanto para el individuo como para la organización, son:

Nivel personal
• Pérdida o aumento del apetito.
• Pérdida o aumento de peso.
• Cambio de apariencia.
• Problemas respiratorios.
• Cambio repentino en cuanto al consumo de tabaco, alcohol y otras sustancias.

Nivel organizacional
• Disminución del desempeño: calidad/cantidad.
• Pérdida del sentido de la responsabilidad.
• Falta de interés en lo que acontece en la organización.
• Falta de interés en sus compañeros de trabajo.
• Pérdida de la creatividad.
• Ausentismo.
• Rotación.
• Tendencia a los accidentes.

Las personas, para lograr liberarse del estrés, necesitan desahogar sus emociones. Esto no significa suprimirlas o negarlas, sino reconocerlas, comprenderlas y utilizarlas adecuadamente.

Algunas técnicas para esto son:
• Hacer una lista de las emociones que más se experimentan.
• Observar qué pautas de comportamiento las acompañan.
• Buscar pautas repetitivas y su origen.
• Identificar cambios fisiológicos.
• Generar soluciones alternativas.
• Fomentar la espontaneidad y la imaginación en el trabajo.
• Dejar los detalles hasta encontrar el momento oportuno.
• Desarrollar flexibilidad.

Algunas recomendaciones para que el trabajo diario no llegue a estresar a las personas que lo realizan son:

• Organizar el tiempo, para que puedan realizar todas las actividades.
• Aprender a controlar el cuerpo y la mente, por medio de ejercicios de relajación y respiración.
• Realizar, en los tiempos libres, actividades de recreación y descanso.
• Despertarse con anticipación, para evitar salir al trabajo durante las horas de mayor tráfico vehicular.
• Al exponer un tema en público, la respiración y la seguridad disminuirán la tensión.

Claves para afrontar el estrés

Contar con una buena forma física.
Llevar un ritmo de sueño y descanso adecuados.
Tener tiempo de ocio y horarios de trabajo flexibles.
Aprender técnicas de relajación.
Fomentar el pensamiento positivo.

Para afrontar el estrés desde una organización de trabajo lo constituye la identificación y evaluación de los factores que permiten hacer un diagnostico de la situación, así como de las alteraciones y disfunciones que se producen tanto sobre los trabajadores como sobre el funcionamiento de la organización.

ORGANIZACIÓN SANA

Es aquella que tiene tasas bajas de enfermedad, lesiones e invalidez en su personal no resintiéndose con esto su competitividad en el mercado.

Estas organizaciones poseen características asociadas con:- Trabajo sano de bajo estrés.- Niveles altos de productividad.

Se logra con:

· Un reconocimiento hacia los empleados por su buen rendimiento en el trabajo · Oportunidades para el fomento de la carrera · Una cultura de organización que valora al trabajador individual

Un buen gerente debería adaptar las siguientes medidas:
· Asegure un volumen de trabajo acorde con las habilidades y los recursos de los trabajadores.· Diseñe los trabajos para proveer el significado, el estímulo y las oportunidades, para que los trabajadores usen sus habilidades.

· Defina claramente los papeles y responsabilidades de los trabajadores.
· Dé oportunidades a los empleados de participar en las decisiones y acciones que afectan sus trabajos.
· Mejore las comunicaciones.
· Reduzca la incertidumbre sobre el desarrollo de la carrera laboral y las posibilidades de trabajo en el futuro.
· Provea oportunidades para la interacción social entre los trabajadores.· Establezca calendarios de trabajo compatibles con las demandas y responsabilidades fuera del trabajo.


jueves, 15 de enero de 2009

LA MOTIVACIÓN

¿Por qué será que, ante una situación aparentemente idéntica, algunas personas demuestran una decidida voluntad de actuar a favor de la organización para la que trabajan, mientras otras, por el contrario, miden al milímetro sus obligaciones?

¿Por qué un mismo individuo adopta actitudes contrapuestas y comportamientos dispares hacia su trabajo en momentos diferentes de tiempo?

¿Qué mecanismos internos o externos activan o desactivan la “voluntad de hacer”; ¿Cómo surge el entusiasmo?

Estas y otras muchas incógnitas han estado presentes en la mente de los teóricos de la administración desde el mismo instante en que apareció la necesidad de otorgar a los individuos algo mas que reglas y procedimientos formales para conseguir que hicieran su trabajo con los niveles necesarios de calidad y cantidad.

Según The Louis Business Journal (1995), las compañías americanas gastan 19.5 billones de dólares en motivar a sus trabajadores.

Se establece que, el grado de motivación que tiene una persona depende en buena medida de cuáles sean sus características individuales o sus necesidades . Pero también hay factores externos como el poder, las metas que se le asigne, el entorno de trabajo, etc.

¿Qué es Motivación?
- Impulso interior que inicia y sostiene cualquier actividad, dirigiéndola al logro de un objetivo determinado
- La verdadera motivación implica algo mas profundo que la simple voluntad de hacer. Para una organización, la auténtica motivación de cualquiera de sus empleados debería suponer también la existencia de otras actitudes como : entusiasmo, deseo de participar, compromiso, fidelidad, orgullo de pertenencia, etc.

- Se presentan teorías sobre la motivación como intentos de encontrar el modo apropiado de estimular a las personas para que actúen en una determinada dirección y con “sentimientos”.
EL PROCESO MOTIVACIONAL DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL TRABAJADOR





La Motivación en la historia de la administración:
Ha pasado por 4 etapas históricas bien definidas:
- Antiguamente: La motivación era un fenómeno irrelevante, para alcanzar metas organizacionales
- Para los seguidores de la administración científica (Taylor, 1911): “El mecanismo de la adm. Científica no vale nada sino se cuenta por parte de directores y obreros , con una buena motivación y buen estado de ánimo”
1920: La motivación había que buscarla en dar satisfacción a las necesidades del empleado
- 1950: Había que diseñar los trabajos de tal manera que contuvieran una amplia gama de factores de motivación.
- 1980: Se ha intentado profundizar y ampliar el enfoque de la motivación; tratando de no limitar sus implicaciones al diseño del trabajo, sino hacerlas llegar también hasta todos los rincones de la organización, creando un clima adecuado(alta satisfacción y alto rendimiento)
- Ya no se habla sólo del diseño de puestos motivantes, sino se pone énfasis en la consecución de organizaciones de calidad total: Satisfacción del personal, acertada gestión de recursos humanos y materiales, buen liderazgo, mejora continua, permanente control y redefinición de los procesos clave y de apoyo.

ESTRATEGIA DE MOTIVACION EFECTIVA
Estrategias comunes : mejores sueldos, premios, viajes y bonos.
Una estrategia muy efectiva es:
El Reconocimiento
Una empresa sin motivación es como un campo seco, sin vida y con un pozo con agua sin utilizar.
El pozo de la motivación es el reconocimiento. Esta no tiene un costo económico, pero es una de las estrategias de motivación menos utilizada. ¿Porqué?
- Los jefes y directivos están concentrados en resolver problemas. Si las personas están haciendo buenos trabajos y contribuyen excepcionalmente, les es difícil (nos es difícil) reconocer estos logros.
- Muchos ejecutivos alegan que les falta tiempo, para reconocer
- El acto de reconocer y agradecer es un acto de humildad y cariño que nos beneficia a nosotros mismos. Es un acto alineado con nuestra esencia espiritual
- Graham Gerald, en una investigación con 1,500 empleados, encontró: Que el motivador mas importante era que el jefe personalmente felicitara a sus empleados por un buen trabajo; es decir el reconocimiento directo.

ESTRATEGIA PARA AUMENTAR EL RECONOCIMIENTO:
- Llevar un registro diario de los reconocimientos que hace a su personal. Llegar a hacerlo efectivamente.
-Puede usarse esquelas personales (tarjetas) que es mas impactante que un correo electrónico.
-Programar en la agenda la necesidad de reconocer para acordarse hacerlo.
-No dejar de reconocer a los que reconocen

“Las personas olvidarán lo que dijiste. Las personas olvidarán lo que hiciste. Pero nunca olvidarán como las hiciste sentir”

La importancia de la motivación

En la actualidad las principales razones de permanencia o abandono de la empresa se centran en razones de tipo emocional. Los y las profesionales cada día valoran más la flexibilidad, la autonomía, los programas de apoyo, la formación, las medidas de conciliación de la vida personal y laboral, el buen ambiente laboral... Muchos son los instrumentos que pueden apoyar a la empresa en su camino hacia la flexibilidad siendo uno de ellos la incorporación de las nuevas tecnologías utilizadas para una mejor organización del trabajo y optimización del tiempo.

•La motivación se convierte en un factor importante, ya que permite canalizar el esfuerzo, la energía y la conducta en general del trabajador hacia el logro de objetivos que interesan a las organizaciones y a la misma persona. Por esta razón, los administradores o gerentes deberían interesarse en recurrir a aspectos relacionados con la motivación, para coadyuvar a la consecución de sus objetivos.
•La motivación, aun siendo un factor esencial del rendimiento individual y dentro del concepto de empresa moderna, no es el único factor a considerar. Otras variables como el esfuerzo, la capacidad y la experiencia previa, también influyen en el rendimiento.

La comunicación
Un elemento importante a la hora de motivar es la Comunicación. En numerosas ocasiones la empresa ha incorporado programas de mejora y ventajas para las personas que trabajan en ella, pero no sabe transmitirlas adecuadamente y pierden su eficacia ya que no tienen repercusión. Es importante también por parte de la gerencia el saber transmitir adecuadamente el proyecto empresarial y hacer sentir a los empleados y empleadas su implicación en el mismo.

MOTIVACIÓN EN LA GESTION EMPRESARIAL Y DESEMPEÑO EN EL TRABAJO

• El comportamiento es causado, motivado y orientado hacia objetivos. En tal sentido, mediante el manejo de la motivación, el administrador puede operar estos elementos a fin de que su organización funcione más adecuadamente y los miembros de ésta se sientan más satisfecho.
La motivación es una característica de la psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona.” En ese mismo contexto, F. Stoner, señala que: “todos los administradores enfrentan un reto enorme: motivar a los empleados para que produzcan los resultados deseados, con eficiencia, calidad e innovación”.

Motivadores Positivos
Asignación de responsabilidades
Reconocimiento de lo que hacemos
Sentir que mejoramos
Expansión del conocimiento
Pocos controles y más libertades
Autoridad para firmar tareas de su propia actividad
Conocimiento de ser escuchado
Conocimiento de que se le mantiene informado.

MOTIVADORES NEGATIVOS
Más políticas y restricciones
Demasiadas normas
Incremento de la supervisión
Tareas adicionales sin ningún propósito definido
Poca responsabilidad asignada o el sentimiento de que sólo le asignan partes difíciles del trabajo.

La motivación en el personal si es un factor esencial en la producción de una empresa, ya que los empleados eligen de una manera consciente y racional la dirección en la cual orientan sus esfuerzos.
Los empleados difieren en las formas en que perciben sus tareas y sus respuestas a estas percepciones, las actividades que para un observador externo parecen ofrecer niveles de variedad, autonomía, motivación etc. , que pueden parecer rutinarias al empleado.
La conducta del empleado puede ser modificada al recompensar o reforzar los modos de conducta deseados.
El hecho que el empleado esté satisfecho con el trabajo que realiza, no implica que se encuentre motivado para ofrecer el máximo de esfuerzo.
La producción de la empresa se dará conforme al grado de motivación que presenta cada empleado y éste ofrezca a la empresa la cantidad de esfuerzo para producir.

A continuación presentamos un video que muestra la importancia de la motivación en las personas.



REFLEXIONES
Consideramos que la motivación de los trabajadores es el principal desafío de toda organización y la base del crecimiento de las mismas. Creo que el dinero que se recibe por el trabajo realizado no debería ser la única motivación. El reconocimiento, el crecimiento personal / profesional también son importantes fuentes de motivación muchas veces no promovidas.


viernes, 9 de enero de 2009

CONDUCTA INDIVIDUAL EN LAS ORGANIZACIONES

Sabemos que todas organizaciones son unidades y sistemas sociales coordinados, compuestos por individuos que funcionan en forma relativamente constante para alcanzar una meta. Su existencia permite que los miembros que la conforman alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las restricciones individuales.

Las personas que están dentro de la organización, a través de la percepción, evalúan e interpretan su entorno, se forman de él un modelo con significado, en el cual participan y, a la vez influye sobre la conducta de ellos mismos.

Dentro de esta perspectiva, el clima de una organización es una cualidad que no se puede definir ni identificar fácilmente, pero que es muy real y puede ejercer una particular influencia rigurosa y persuasiva sobre los resultados o productos de los miembros de la organización. El clima de trabajo puede ser interpretado como los aspectos conductuales, individuales y/o grupales, que adoptan los miembros de una organización y que se “respira” en forma positiva o negativa en el ambiente laboral.

Al respecto, Hodgetts y Altman (1981: 376), señala que esas conductas dentro del ambiente laboral, no pueden verse de manera aislada, sino como producto o respuesta a un conjunto de aspectos formales que existen en toda organización y que son considerados visibles, por cuanto se observan con facilidad.

En la mayoría de las organizaciones se hace evidente la importancia que se le brinda al diseño, planificación y puesta en ejecución, de los aspectos formales o visibles. Es decir, se diseña una estructura organizativa, se establece una cadena de mando, se distribuyen los recursos y tecnologías disponibles, se plantean objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, normas, entre otros, con la finalidad de facilitar la realización de la misión de la organización.

Sin embargo, de manera general, en las organizaciones se tiende a no considerar el hecho de que el recurso humano, o los miembros de ella, son los que en primera instancia deben asimilar o percibir en forma positiva los aspectos visibles referidos, para que de esta manera, se pueda generar la identificación y compromiso con la institución y con el logro de los objetivos.

Con base en la mucha o poca información que se disponga, las personas se forman una imagen y tienden a adoptar actitudes que reflejan cómo se sienten en relación con lo que están viviendo dentro de la organización. En consecuencia asume comportamientos coherentes con su percepción y se crea un ambiente laboral, que puede ser de afinidad, de cordialidad, de cooperación, pero también puede ser de conflictos, de barreras y de falta de identificación con los intereses de la organización, es decir, se establece una relación entre los referidos factores que aparecen en el llamado “iceberg” de la organización, reseñado por autores como Hodgetts yAltman (1981: 378) y Robbins y De Censo (1996:240) y que propician un determinado ambiente laboral.

De esta manera, se presume que en toda organización existen condiciones estructurales y procesos que ejercen influencia en la conducta de sus miembros y que generan el ambiente interno donde se deben lograr los objetivos de la organización y la de sus individuos.

Ambiente Interno Organizacional
La interpretación más general de lo que es el ambiente interno se relaciona con la definición de clima organizacional. Sin embargo, al revisar definiciones de diversos autores, se aprecia el hecho de que no existe uniformidad en cuanto a los factores que involucra el clima. Por una parte existen definiciones que se sitúan en el sentimiento más que en el pensamiento, lo que pudiera denominarse orientación subjetiva, donde resaltan las percepciones, actitudes, cultura, entre otros. Por otra parte, existen definiciones que se sitúan más hacia lo aparente, lo racional, lo que pudiera denominarse orientación objetiva, enfatizando en aspectos como la estructura, las políticas, las reglas, entre otras.

Desde una perspectiva más general, es posible determinar dos aspectos importantes en el estudio del clima. Un primer aspecto, referir al clima organizacional, como la serie de características, relativamente estables en el tiempo, que describen una organización y la distinguen de otra, e influyen en el comportamiento de los empleados. Un segundo aspecto, el hecho de que el clima emerge de los sistemas y de los procedimientos como el estilo de gestión, las políticas organizacionales y los procedimientos generales de operación, tal como son percibidos por los empleados.

Por consiguiente, para el desarrollo de este estudio se considera el clima desde este punto de vista, por cuanto resulta apropiado para el propósito de relacionar los factores formales previamente establecidos y los factores conductuales individuales, los cuales son el resultado de los primeros.

Para evitar confusiones con las posiciones parciales (objetivas y subjetivas) de distintos autores que definen el término clima organizacional, se prefiere sustituir por el término “ambiente interno organizacional” , porque equilibra los criterios objetivistas y subjetivistas para hablar de intersubjetividad de los factores formales, visibles o estructurales, como los factores informales, ocultos o conductuales, que se interrelacionan o influyen unos sobre otros, para dar lugar a ese ambiente laboral, propio de cada organización.

Asimismo, para describir el ambiente interno organizacional, se toma como referencia la metáfora, “la organización es un iceberg”, reseñada por Robbins y De Censo (1996: 240). Estos autores señalan que el ambiente interno está formado por los factores formales (estrategias, objetivos, políticas y procedimientos, estructura, tecnología, autoridad formal, y cadenas de mando entre otros), que tienden a verse o a existir, junto con una serie de factores conductuales o informales (actitudes, percepciones, normas de grupo, interacciones informales, conflictos intergrupales) que parecen ocultos.

Tomando como referencia lo expuesto, se trata entonces de estudiar la influencia de los aspectos formales, visibles o estructurales existentes en una organización, sobre aspectos informales o conductas individuales dentro de ella.

Factores Formales Organizacionales: Los factores formales de una organización son preestablecidos internamente y, generalmente, son rígidos dentro de ella. Entre ellos se pueden mencionar: la estructura, la autoridad formal, la cadena de mando, los objetivos, las estrategias, las políticas, procedimientos y reglas y, la tecnología. Estos factores son considerados por autores como Robbins y de Censo, Hogetts y Altman, como formales y visibles dentro del llamado “iceberg de la organización”.

Estructura Organizativa: La estructura organizativa es la manera en la que las actividades de una organización, se dividen, organizan y coordinan. Está referida a la creación de un conjunto de partes -cargos, puestos, unidades, departamentos y subsistemas-, es decir, divisiones y a la vez, al establecimiento de relaciones de coordinación, de mando o jerarquía entre cada una de ellas, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la institución.

Las entidades sociales presentan estructuras diferentes, por cuanto cada una tiene su propia naturaleza, influida por los factores como el tamaño, la tecnología usada, el medio que la rodea, el tipo de personal que selecciona y las relaciones que se establecen entre ellas. Sin embargo, existen tres elementos específicos que caracterizan a toda organización:
(1) Complejidad, grado de diferenciación horizontal, vertical y/o espacial entre las unidades de una organización. Mientras más división del trabajo se realice, más niveles verticales existirán en la jerarquía, mayor dispersión geográfica entre las unidades de la entidad, y en consecuencia más difícil será coordinar a la gente y sus actividades.
(2)Formalización, se refiere al grado en la que una organización descansa en las reglas y los procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados. Entre más reglas y regulaciones existan en una institución, que instruyen a los empleados sobre lo que pueden y no pueden hacer, más formalizada será su estructura y en consecuencia, el comportamiento de una persona se verá seriamente afectado por ellas.
(3) Centralización, esta referido al grado de distribución del poder para la toma de decisiones, dentro de una organización. En algunas organizaciones, la toma de decisiones es muy centralizada y por esto, los problemas fluyen hacia arriba, donde los altos ejecutivos escogen la acción apropiada. En otras organizaciones, las decisiones son poco centralizadas, es decir, se delegan a lo niveles más bajos de la organización.

De acuerdo con estas características estructurales - complejidad, formalidad y centralismo- junto con los factores causales como el tamaño, la estrategia, la tecnología y el ambiente que rodea a la organización, se puede deducir que existen diversos tipos de estructuras que van desde los burocráticos, caracterizados por altos grados de diferenciación vertical y horizontal, gran número de reglas y procedimientos y, un alto grado de centralización en la toma de decisiones, hasta las estructuras adhocráticas, con un bajo nivel de división de puestos, escasas reglas y procedimientos y la toma de decisiones descentralizada.
También, se pueden presentar estructuras donde coexisten situaciones mixtas, es decir, unidades o subsistemas organizacionales que funcionan de manera burocrática y unidades que funcionan en forma adhocrática.

Autoridad Formal: La autoridad formal son los derechos inherentes a una posición gerencial de dar órdenes y esperar que las órdenes sean obedecidas. Es un poder legítimo, establecido bajo el criterio general de que el individuo o grupos específicos tienen el derecho de ejercer influencia dentro de ciertos límites, en virtud de su posición dentro de la organización.

Ahora bien, ¿de dónde surge la autoridad?. Al respecto Stoner y Freeman (1994: 370) plantea dos teorías: tradicional de la autoridad y de la aceptación de la autoridad.

La teoría tradicional de la autoridad, supone que la autoridad se origina en algún nivel muy alto de la sociedad y, que luego, se transmite legítimamente de un nivel a otro.

La teoría de la aceptación de la autoridad, propuesta por Barnard, supone que la autoridad, se origina en el que recibe la influencia y no en el que la ejerce. Parte de que no todas las ordenes legítimas son obedecidas en cualquier circunstancia. Según esta teoría, son necesarios tres requisitos antes de que la autoridad pueda ser aceptada: primero, que los subordinados sean capaces de entender la comunicación, segundo, el subordinado debe creer que lo que se le ordena es compatible con sus intereses personales como un todo y, por último, el subordinado debe tener la capacidad física y mental para cumplir con la petición.

La existencia de estas teorías inducen a pensar que, en las organizaciones, normalmente la autoridad surge de manera tradicional, bien sea por un ascenso, elección o sufragio. Sin embargo, al momento de ejercerla van a ser los subordinados los que acepten o rechacen esa autoridad, lo cual a su vez, puede verse influido por un conjunto de condiciones ambientales y situacionales, como ocurre cuando existe un momento de crisis laboral o una determinada coyuntura política.

Cadena de Mando: La cadena de mando, también llamada cadena escalar o jerarquía, es referida como el flujo de autoridad del nivel superior al inferior de una organización.

Tradicionalmente, según Chiavenato (1995: 110), la cadena de mando es un principio que ha estado unido al de autoridad y unidad de mando. En tal sentido, en lo que respecta a la autoridad, está implícita la existencia de dos niveles, es decir, los que tienen el poder legítimo o nivel superior, y los que obedecen o nivel inferior, lo que supone que allí hay una relación jerárquica. Con respecto a la unidad de mando, establece la existencia de una autoridad única, lo que se traduce en el hecho de que un subordinado debe recibir órdenes de un sólo superior.

Con base en esta información, se puede afirmar que en estructuras muy complejas, marcadas por una alta diferenciación vertical y horizontal, las cadenas de mando también serán largas y complejas. Así, una orden impartida por un nivel superior, para que sea obedecida por un nivel muy inferior, tardará tiempo en convertirse en acción y, hasta puede distorsionarse, a menos que exista una alta formalidad a través de reglas y políticas previamente establecidas. Sin embargo, por efecto de los avances tecnológicos en las organizaciones, esta situación ha disminuido debido a que la comunicación -emisión de ordenes y respuestas- a través de herramientas como la computación, el fax, el teléfono, el internet, es mucho más rápida y efectiva, sin necesidad de violar la cadena de mando.

Objetivos y Metas: Un objetivo es un enunciado escrito sobre resultados por alcanzar en un período determinado, caracterizado por ser cuantificable y medible en el tiempo. Este debe ser complejo, relevante y compatible con el propósito de la organización.

En una organización existen objetivos generales - realizables a mediano y largo plazo-, propuestos por la cúspide de la estructura o nivel estratégico, que a la vez se van convirtiendo en objetivos específicos o metas -realizables a corto plazo- en forma de cascada, a medida que se desciende por la cadena de mando y que dan apoyo y consistencia al objetivo general. Por tanto es conveniente para la obtención de buenos resultados, el hecho de que los objetivos sean comunicados a todas las instancias y personas involucradas en la concreción de esos resultados.

Estrategias. Las estrategias son cursos de acción para lograr objetivos concretos. Son patrones de movimientos y enfoques organizativos que se usan para producir los resultados planeados y para luchar por la misión de la organización. Normalmente las estrategias existen en diferentes niveles jerárquicos, diferenciándose por su escala de acción y definiendo una base continua para enfocar ajustes hacia propósitos ampliamente concebidos.

En el mundo de los negocios estas se refieren a concebir acciones gerenciales para reducir el impacto negativo de eventos y anular la estrategia actual o potencial del competidor. Por ello, las decisiones estratégicas establecen como requisito el trazado de vías de acción y la consiguiente formulación de planes para soportarlas, las cuales orientan y viabilizan tanto los cambios predecibles como los impredecibles que, en su momento, pueden ocurrir en los ámbitos que son de interés.

Políticas, Procedimientos y Reglas:
Políticas: Es un plan permanente que es una guía general para la toma de decisiones. Establece los límites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten. La política es un término que implica canalizar y facilitar el pensamiento de las personas encargadas de tomar decisiones. Estos lineamientos deben ser de conocimiento, difusión y comprensión para todas las unidades que se vean afectadas por ellas. Ejemplos: políticas de selección de personal.

Procedimientos: es un plan permanente que ofrece un conjunto de instrucciones pormenorizadas para ejecutar una serie de acciones que ocurren a menudo o periódicamente. Son una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.

La importancia que tienen los procedimientos para la funcionalidad de una organización, es que facilita la acción, pues indican el ¿cómo?, el ¿quién? y el ¿dónde? del trabajo, en cada una de las unidades y niveles jerárquicos.

Reglas: Son planes permanentes que señalan en detalle acciones específicas que se deben tomar en determinadas situaciones. Establece lo que debe o no debe hacerse en una determinada situación.

Tomando como referencia lo reseñado acerca de los objetivos, las estrategias, las políticas, procedimientos y reglas, es de hacer notar la concatenación existente entre ellos. Al respecto, se puede indicar que el objetivo señala el estado deseado, las estrategias los cursos de acción a seguir, las políticas guían el camino para llegar a ese estado deseado, los procedimientos indican paso a paso cómo realizar las actividades fijadas o trazadas por las estrategias y políticas y, las reglas determinan lo que debe o no debe hacerse en una situación. Todo ello, en pro del propósito de la organización.

Tecnología: La tecnología es la forma en que una organización transforma sus insumos en productos. De manera más simple, se puede definir como la forma de hacer las cosas.
La tecnología ha sido relacionada con el tipo de estructura organizativa. De esta manera, una estructura altamente diversificada, formal y centralizada, se caracteriza por el uso de una tecnología básicamente rutinaria, por cuanto las actividades se guían por las políticas, los procedimientos y las reglas, que son establecidas, es decir, cada quién conoce las actividades que debe realizar y cómo y cuándo las debe realizar. En cambio, en una estructura relativamente descentralizada y con un bajo formalismo, la forma de hacer las cosas no es rígida, y por tanto, no existe una única forma.

Por otra parte, el desarrollo y la complejidad de los avances tecnológicos en la organización, básicamente el uso de la informática y la computación, facilitan las actividades de las personas dentro de ellas y como consecuencia se incrementa la eficacia y la eficiencia. Por tal motivo, los organismos sociales deben ser capaces de adaptarse a ese cambio tan rápido en la forma de realizar las actividades, para obtener un resultado.

Sintetizando, el conjunto de factores formales presentes en una organización y expuestos en esta sección, a saber: estructura, autoridad, cadena de mando, objetivos y metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y tecnología están relacionados y deben ser coherentes con el propósito de la misma, porque son los aspectos visibles y explícitos que facilitan reconocerla y diferenciarla de modo particular.

En otro contexto, los factores conductuales, reales, también están presentes en todo organismo social, sólo que aparentan ser ocultos. Los mismos se relacionan con la conducta individual y la respuesta colectiva dentro del trabajo. Para efectos del propósito de este artículo se relacionan sólo los elementos individuales.

La Conducta Individual como Efecto

El tratar de entender por qué los miembros de una organización se comportan de una determinada manera, exige el entendimiento de las características de la conducta individual.
Al respecto, los gerentes, administradores o jefes de unidades que planifican, organizan y dirigen el trabajo de sus subalternos, también, deben mostrar interés respecto a la a daptación entre los individuos, las tareas de cada uno de los puestos y la eficacia. Ese interés está básicamente bajo la influencia de las características individuales, tanto del jefe como del subalterno. Por ello, es indispensable comprender las diferencias individuales, para poder comprender la conducta y el desempeño del empleado.

Tomando como referencia lo planteado, se puede decir que cada persona es única y responde de una manera particular a las políticas, los procedimientos, las normas, los programas, las solicitudes, las órdenes, y las tecnologías utilizadas en el ámbito organizacional, entre otras. De esta manera, existen personas amantes del trabajo rutinario, mientras que otras prefieren tareas retadoras; algunas gustan de una autonomía total y de la posibilidad de tomar decisiones, mientras que otras se muestran temerosas en cuanto tienen que tomar una decisión; hay quienes prefieren oportunidades de ascenso mientras las hay que anhelan aumentos de sueldo o salario.

Lo indicado facilita deducir que la conducta de los individuos es causada, pues, responde a un conjunto de estímulos externos que hacen que actúe de una manera particular. Es decir, las personas poseen conocimientos, destrezas, necesidades, metas y experiencias, que influyen en su conducta y desempeño particular. Por ello se hace necesario describir y relacionar algunos factores específicos que justifican las diferencias individuales, como son: las actitudes, la percepción, la personalidad y el aprendizaje.

Actitudes

Las actitudes son declaraciones de evaluación - favorables o desfavorables- relativas a objetos, personas o acontecimientos. Reflejan cómo se siente un individuo con relación a algo. Es un estado mental de preparación, organizado mediante la experiencia, que ejerce una influencia específica sobre la respuesta que da una persona a la gente, los objetos y la situación con que se relaciona.

La actitud tiene implicación en todo organismo social por cuanto:

- Las actitudes constituyen las predisposiciones hacia los aspectos del mundo. Por consiguiente, los miembros de una institución asumen actitudes respecto a sus jefes, los sistemas de control, las normas establecidas, las políticas implementadas y los demás factores organizacionales pertinentes.
- Las actitudes proporcionan la base emocional de las relaciones y la identificación de una persona hacia los demás. Por tanto, de las actitudes positivas o negativas (favorables o desfavorables) dependen en gran medida un ambiente cordial o de mucha hostilidad entre los miembros.
- Las actitudes están organizadas y están cerca del núcleo de la personalidad, es decir, ciertas actitudes son persistentes y duraderas, sin embargo, están sujetas a cambios.

Para el entendimiento de la actitud como efecto de algo, se hace necesario conocer tres componentes: (1) Cognoscitivo, el cual está constituido por las creencias, opiniones, conocimiento o información que una persona tiene. (2) Afectivo, que es el segmento emocional o de sentimiento de una actitud. (3) Comportamiento, que está referido a la intención de comportarse de cierta manera con relación a alguien o algo.

Relacionando lo expuesto con el propósito de este estudio, se infiere que los miembros de una organización, pueden conocer los objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, cadenas de mando, tecnologías, entre otros aspectos formales y llegar a tener afecto, apego, integración o desacuerdo con estos aspectos, lo que podría llevar a comportarse acorde con lo establecido formalmente o por el contrario mostrarse rebeldes o indisciplinados y generar de esta manera, conflictos internos.

De esta manera, los individuos pueden asumir conductas particulares hacia su trabajo y hacia la institución, como consecuencia de sentir satisfacción por la labor desempeñada, lo cual puede manifestarse en un determinado grado de identificación y participación activa con la institución, así como también, compromiso, lealtad y defensa.

Percepción

La percepción es concebida como el proceso mediante el cual los individuos organizan e interpretan sus impresiones sensoriales con el propósito de dar significado a su ambiente. Implica la interpretación de objetos, símbolos y personas, a la luz de las experiencias pertinentes. En otras palabras, facilita la organización de los estímulos y la traducción o interpretación de estos en una forma que influya en la conducta.

Tal como lo expresa Robbins (1996: 132), existen distintos factores que operan para modelar y, algunas veces, distorsionar la percepción. Estos factores pueden residir en el perceptor, en las características del objeto o blanco que se percibe, o en el contexto en el que la percepción tiene lugar.

En relación con el perceptor, cuando un individuo observa un blanco y trata de interpretar lo que ve, esa interpretación está fuertemente influida por las características personales del preceptor, tales como las actitudes, los motivos, los intereses, la experiencia anterior y las expectativas.

Asimismo, las características del blanco que se está observando pueden afectar lo que se percibe. Es decir, el movimiento, la novedad, el sonido, el tamaño, los antecedentes y otros atributos del blanco, modelan la forma en que se ve.

Por su lado, la situación, referida al contexto en la que se ve los objetos o hechos. Los elementos del entorno circundante influyen en las percepciones. Así, los factores como el momento en que se ve un objeto o hecho, el lugar donde se da, el entorno social y de trabajo, o cualquier otro factor situacional, puede afectar la percepción.

De esta manera, los miembros de una organización, en forma individualizada, observan su entorno, se crean una imagen de ella, producto de sus actitudes, experiencias o aprendizaje. Captan los cambios o no de estructura, las políticas y procedimientos, la tecnología utilizada. Las características distintivas de cada uno de sus miembros hacen que perciban de distinta manera estos hechos formales y los conducen a actuaciones individuales diversas e incluso, antagónicas, que posiblemente desencadenen en conflictos.

De igual modo, en cuanto al blanco o los factores formales en este estudio, se puede decir que permanecen relativamente estables, por cuanto están ceñidos a un plan o reglamento. Sin embargo, genera expectativas por la novedad o cambio que pueda operar en cualquier procedimiento y política, reestructuración o inclusión de nueva tecnología, lo que es probable determine, un entorno social y momento particular.

Personalidad

La personalidad de un individuo es considerada una serie relativamente estable de características, tendencias y temperamentos que han sido formadas de manera significativa por herencia y por factores sociales, culturales y ambientales. Esta serie de variables determinan los aspectos comunes y las diferencias en la conducta del individuo.

Esta definición hace notar que la personalidad del individuo es formada fuera de la institución laboral, sin embargo, genera respuestas conductuales dentro de ella. En consecuencia, la personalidad es un factor importante para el estudio conductual en el lugar de trabajo y, además tiene interrelación con las actitudes, las percepciones y cualquier otro comportamiento.

Al estudiar la personalidad es indispensable para su comprensión el desglose factores que influyen en ella, tales como los hereditarios, ambientales, situacionales y la socialización.

Hay ciertos rasgos y características de las personas que se heredan a través del proceso genético. Estos rasgos constituyen una de las bases del desarrollo de la personalidad futura. Por ejemplo, la estructura física, los reflejos, los impulsos innatos, la inteligencia, el temperamento y enfermedades, entre otros, son características que generalmente se heredan. Sin embargo, aunque las personas nacen con ciertas características, también adquieren rasgos a través de su interacción con otras personas y, de manera más amplia, por la cultura que las rodea durante su desarrollo. Por ello, se puede decir que el ambiente o contexto al que el individuo se ve expuesto desempeña un papel sustantivo en el modelado de su personalidad. Asimismo, la situación o aquellos eventos aparentemente espontáneos o impredecibles que ocurren, tienen influencia significativa en la conducta futura. Es decir, las diferentes demandas de las distintas situaciones, de índole cultural, social o ambiental, dan origen a los diversos aspectos de la personalidad.

En consecuencia, existen muchos rasgos duraderos de la personalidad que describen el comportamiento de un individuo, tales como: la inteligencia, la responsabilidad, los valores, la timidez, la agresividad, la ambición, la lealtad, la extroversión, la afabilidad, la rectitud, la estabilidad emocional, entre otras.
Al analizar la personalidad como factor conductual dentro de un organismo social cabe reflexionar sobre el crecimiento de la estructura organizativa y la demostración o exhibición de la personalidad de sus miembros.. De esta manera, las instituciones muy centralizadas, complejas y formales, harán que las actividades de sus empleados sean muy limitadas, dejando de lado su creatividad e ingenio; donde el foco de control es externo al individuo, existe sumisión, rectitud, predomina el maquiavelismo, el fin justifica los medios, baja autoestima, poco autocontrol, presencia de autoritarismo, las personas tienden a evitar riesgos.

Sin embargo, hoy, producto de los tantos y tan violentos cambios ambientales y tecnológicos, es preciso que la estructura organizacional sea menos piramidal y sus empleados más participativos, dinámicos, creativos e ingeniosos para poder adaptarse a esos cambios. Es decir, en este tipo de estructura sus miembros pueden mostrar su verdadera personalidad al ser participativos, al asumir riesgos, se creen dueñas de sus propio destino (foco de control), poseen alta autoestima, mucho autocontrol.

Aprendizaje

El aprendizaje es el proceso por el cual se produce en la conducta un cambio relativamente duradero, como resultado de la práctica o experiencia.

Ese cambio conductual hace suponer que deben existir procesos que ayuden a realizarlo. Al efecto existen distintas teorías que refieren variadas técnicas y procedimientos para aprender.

Una de ellas es el aprendizaje por condicionamiento operante, el cual es el que ocurre como consecuencia de la conducta controlada por el reforzador que la precede. Esta teoría fue propuesta por Skinner, psicólogo de Harvard, quien supone que el comportamiento estaba determinado desde afuera, es decir, se aprende, en lugar de adentro (reflejo o no aprendido).

Este aprendizaje supone que si se crean consecuencias agradables que sigan a formas específicas de comportamiento, entonces aumentará la frecuencia de éste y, es posible que los individuos repitan la conducta deseada si se le refuerza positivamente para que lo haga. De este modo, la aplicación de este tipo de aprendizaje dentro del campo de la conducta laboral es el que lleva a obtener una recompensa o reforzamiento positivo, o a evitar una sanción o reforzamiento negativo.

Otra teoría es la del aprendizaje social, la cual señala que los individuos pueden aprender al observar lo que ocurre a otras personas, por lo que se le diga y por las experiencias directas e indirectas. Según esta teoría, la influencia de los modelos o representaciones simplificadas de algún fenómeno vivo o simbólico del mundo real, en este caso, del ámbito organizacional, es crucial y se conocen cuatro procesos que la determinan: (1) La atención, donde las personas aprenden de un modelo sólo cuando reconocen y prestan atención a sus características críticas. (2) La retención, donde la influencia de un modelo, dependerá de lo bien que el individuo recuerda su acción, una vez que ya no esté fácilmente disponible. (3) La reproducción, después que un individuo ha visto un nuevo comportamiento del modelo, esa observación debe ser convertida en hechos. (4) El reforzamiento. Los individuos serán motivados al exhibir el comportamiento modelado si se les proporcionan incentivos o recompensas.
Por lo señalado, se puede concluir que el aprendizaje es una respuesta individual o una conducta determinada por la experiencia, la práctica, el conocimiento y las vivencias.

En cuanto al condicionamiento operante, se puede decir que en la mayoría de las organizaciones es puesto en práctica, pues, sus directivos utilizan los reforzadores positivos como lo son por ejemplo: los ascensos, los bonos, las comisiones y las evaluaciones de desempeño, entre otros y, la sanción, como ejemplo la suspensión temporal sin goce de sueldo, la sustitución de un cargo, entre otros; basándose en políticas, procedimientos, reglas, establecidas o creadas para tal fin.

Por su parte, el aprendizaje social, ocurre en función de la imitación de un modelo vivo o simbólico al cual está expuesto un individuo: el jefe, el profesor, el artista, el padre, los amigos, los personajes históricos, entre otros. En el ambiente interno de una institución, se puede decir que algunos de esos modelos son los compañeros de la unidad, los compañeros de otras unidades, podrían verse influenciados por ellos de tal manera que podrían reproducir sus acciones dependiendo de la intensidad o eficacia de ellas y por considerar que son deseables, responden a sus propias necesidades y son significativos para ellos.

Reflexiones finales:

Estudiar la conducta individual dentro de las organizaciones como respuesta a la existencia de factores formales conduce a realizar las siguientes consideraciones:

- Los aspectos o elementos preestablecidos internamente en una organización, visibles y generalmente rígidos dentro de ella, son creados o existen para facilitar el desarrollo de las actividades propias de dicho organismo. Asimismo, los individuos o miembros de la institución deben asumir, concientizar, asimilar o subordinarse a esos elementos, por cuanto son su marco de referencia, los que guían, ubican y canalizan su actuación dentro de la organización, es decir, complementan el ambiente interno organizacional.

- Los individuos en el medio organizacional puede adoptar actitudes positivas o negativas o negativas sobre alguna decisión gerencial referida a aspectos como una reestructuración, un cambio de tipo de autoridad, las estrategias que se quieren seguir, la implementación de nuevas políticas y procedimientos, el uso de avances tecnológicos. La actitud que asuman los individuos será producto de la evaluación que realice en función de su percepción, de su personalidad y del aprendizaje que haya obtenido.

- Los directivos de las organizaciones deben enfatizar el despliegue de información y concientizar a sus miembros, en todos los niveles jerárquicos sobre los aspectos formales, el por qué y para qué de su existencia, con la intención de encontrar en ellos respuestas conductuales uniformes y coherentes con los objetivos organizacionales.

- Los directivos organizacionales deben propiciar un aprendizaje social positivo, modelando comportamientos ajustados a la estructura y a los procedimientos, de modo de influir en sus subordinados para que de esta forma reproduzcan acciones que respondan a sus necesidades particulares y a las de la institución.

- El comportamiento individual de los miembros de una organización, que se muestra a través de sus actitudes de satisfacción, participación y compromiso organizacional, de características de procesos perceptuales y de aprendizaje, pueden ser vistos como respuesta a la existencia de factores formales organizacionales.